Vastauksia kysymyksiin: Tarjouspyyntö koskien selvitystyötä kuntien paikkatietoaineistoista ja rajapinnoista

15.10.2018

Kysymyksiä ja vastauksia tarjouspyynnöstä koskien selvitystyötä kuntien paikkatietoaineistoista ja rajapinnoista. Tutustu tarjouspyyntöön osoitteessa kmtk.paikkatietoalusta.fi/yrityksille ja jätä tarjous viimeistään 22.10.2018 klo 16.

Yleisesti liittyen toimeksiannon suorittamiseen

Kysymykset: 

Voiko tarjouksessa esittää selvitettäviä optioita, joista tilaaja voi päättää erikseen, jos katsoo valitun toimittajan esittämän selvityskohteen tarpeelliseksi ja rahoituksen sellaisen mahdollistavan. Tarjouspyyntö ei kaikilta osin ole kuitenkaan tyhjentävä ja osittain puutteellinen.

"Tarjous ei saa olla ehdollinen tai sisältää optioita." Voiko tarjouksessa olla lisätyöpäiviä tai optioita kuitenkin, koska tarjouspyyntö ei ole tyhjentävä, vaan sisältää selvästi toimeksiannon alettua useita sovittavia asioita? Voisiko ko. sanan siis poistaa option osalta? Olennaisempaa lienee kuitenkin laadukas selvitys.

"Selvitystyön laajuus koskien selvitystyössä käsiteltävien kuntien lukumäärää (jos työsuunnitelmassa sitoudutaan useamman kuin tarjouspyynnön kohdassa 3 määritellyn minimikuntamäärän ylittävään selvitykseen, on se laatupisteitä nostava tekijä)"

Voisiko tämä olla pikemminkin optiona tarjottava asia? Jos toimittaja pystyy esitetyssä aikataulussa selvittämään asioita laajemmin kuntasektorilla, niin siitä olisi mahdollista saada lisäkorvaus määrärahojen puitteissa. Mieluummin kannustava kriteeri kuin tarjoajaa vedättävä kriteeri tarjousvaiheessa. Vastikkeetta ei saisi lähtökohtaisesti tällaisia pyytää julkisissa hankinnoissa.

Vastaus:

Tarjousten vertailtavuuden vuoksi tulee niissä antaa kokonaishinta. Kokonaishinnan tulee kattaa kaikki tarjouksen mukana toimitettavan työsuunnitelman mukaiset toimenpiteet matka- ja muine kuluineen. 

Kokonaishinnassa tulee huomioida se, että laadukkaan lopputuloksen aikaansaamiseksi voi toimeksiannon toteuttamisen aikana joutua muuttamaan käytettäviä metodeja, muokkaamaan kysymyksiä ja etsimään uusia vastaajia/vastaustahoja.

Kysymys:

Miten tilaaja hoitaa mahdollisen toimeksiannon muutoksenhallinnan, jos laatukatselmuksessa ilmenee tarve selvittää asioita laajemmin? Esimerkiksi kuntaedustajien pyynnöstä. Tuleeko siis esittää lisäkonsulttipäivien hinta tarjouksessa?

Vastaus:

Laatukatselmointi pidetään kun tietoja on kerätty noin 20 kunnan osalta. Katselmoinnin tarkoituksena on selvittää, näyttävätkö valitut keinot ja kysymykset tuottavan haluttuja vastauksia eli tuottavan halutun kaltaisen ”tilannekuvan”.  Kts. lisäksi edellinen vastaus koskien kokonaishintaa.

Tarkennuksia toimeksiannon sisältöön:

Kysymys:

"kuntien toiveista paikkatietoalustan tarjoamia tiedontuottaja- ja tukipalveluita kohtaan." Onko tämä selvityksen kohde vielä tarpeellinen, koska tästähän on juuri tehty oma selvityksensä tai voiko tilaaja tarkentaa, mitä uusia näkökulmia halutaan tuotavan vielä esille tässä selvityksessä?

Vastaus:

KMTK osahankkeessa on tehty selvitys syksyllä 2018, joka on koskenut kuntien toiveita KMTK:n tulevia aineistoja ja palveluja osalta. Tässä selvityksessä haastateltiin lukumäärällisesti vähän kuntia. Tämän selvityksen ulkopuolella olivat esimerkiksi kaavan pohjakartan konseptointi, laserkeilaus- ja ilmakuva- sekä satelliittikuva-aineistot (vaikka niitä koskevia vastauksia saatiinkin). Nyt kyseessä olevan tarjouspyynnön mukaisessa selvityksessä  pyritään saamaan vastauksia koko Paikkatietoalustan palvelutarjooman osalta huomioiden myös teknisemmät yksityiskohdat (esimerkiksi rajapintaratkaisujen osalta).

Kysymys:

"Maankäyttöpäätökset". Voiko tilaaja tarkentaa, mitä kuuluu maankäyttöpäätökset sateenvarjon alle eli selvitettäviin paikkatietoaineistoihin ja rajapintoihin?.

Vastaus:

Maankäyttöpäätöksillä viitataan tässä tapauksessa lähinnä Paikkatietoalusta-hankkeen Maankäyttöpäätökset- ja Maakunta-osahankkeissa käsiteltäviin teemoihin (katso tarkemmin: maankaytto.paikkatietoalusta.fi).

Pääpaino maankäyttöpäätöksiin liittyvissä kysymyksissä on asemakaavoituksessa ja rakennusluvissa (erityisesti niiden liitäntäpinnat rakennustietojen ja osoitteistamisen osalta).

Tarkennuksia tarjouksen sisältöön:

Kysymykset:

Tuleeko tarjoajan jo tarjouksessa esittää valitsemansa 20 kuntaa?

Miten varmistetaan, että tilaajan ja tarjoajan selvitykseen suunnittelemat kunnat (30+20) eivät ole päällekkäisiä?

Vastaus:

Kunnat tulee toimittaa osana tarjouksen työsuunnitelmaa. Tilaaja valitsee hankintapäätöksen jälkeen valitun toimittajan toimittaman listan lisäksi 30 kuntaa siten että ne yhteensä edustavat mahdollisimman kattavasti kuntakenttää.

Kysymys:

Onko tilaajan 50 kohdan kysymyslistaa jo saatavilla, koska se helpottaisi tarjouksen laadintaa? Jollei sitä ole, niin koska tarjoaja saa sen varmasti käyttöönsä. Selvitystyön aikataulu on kuitenkin lyhyt.

Saako kunnille esitettävän kysymyslistan ennen tarjouksen jättämistä?

Vastaus:

Kysymyslistaa ei ole vielä saatavilla. Se toimitetaan valitulle tarjoajalle ennen toimeksiannon suorittamisen aloittamista eli käytännössä hankintapäätöksen tekemisen jälkeen.

Kysymys:

"Selvitystyössä tulee olla mukana vähintään kolme sellaista kuntayhteistyömuotoa, jossa yksi kunta keskitetysti hoitaa joko esimerkiksi kantakartan ylläpitoa, rakennusvalvontaa tai muuta paikkatietojen tuottamista ja ylläpitämistä edellyttävää prosessia muiden kuntien puolesta"

Voiko tilaaja nimetä nämä kunnat tarjoajalle, koska en tunnista tällaisia tapauksia kuntasektorilta kuin rakennusvalvonnan osalta kuin muutamia? Paikkatietojärjestelmien osalta on toki yhteisiä ratkaisuja, mutta aineistojen ylläpidon osalta en tunnista tällaisia tapauksia kuin ulkoistuksen osalta.     

Vastaus:

Tilaajalla ei ole em. kunnista julkista tai kattavaa listaa. Jos näitä ei ole tarjoajalla tiedossa ja tarjoaja ei kontaktoi kuntia ennen tarjouspyynnön jättämistä näiden yhteistyömuotojen selvittämiseksi, voidaan niitä sisällyttää tilaajan antaman 30 kunnan listaan.

Kysymys:

Onko tilaajalla tarjota selvitystyön pohjamallia, jotta se olisi yhteismitallinen tai yhteneväinen aikaisemmin tehtyjen selvitysten osalta? Esim. sisällysluettelon osalta.

Vastaus:

Ei ole. Vastaavaa selvitystä ei ole aiemmin tehty hankkeessa. 

Tarjoajan valinnasta / pisteytettävät tekijät:

Kysymys:

"Tarjoajan ja muiden mahdollisten toimeksiantoon osallistuvien henkilöiden työkokemus kunnista tähän selvitystyöhön liittyviltä toimialoilta on pisteytettävä laatutekijä. Esimerkiksi: tarjoaja on työskennellyt kunnan tai useiden kuntien paikkatieto- tai maankäyttötehtävissä."

Onko tämä valintakriteeri esimerkin osalta järkevä? Olisiko parempi, että on tehnyt paikkatietojen tai paikkatietojärjestelmien osalta yhteistyötä kuntien kanssa tai työtä kunnassa paikkatietoaineistojen ja rajapintojen osalta. Voisiko valintakriteeriä tarkentaa? Eli voiko ainoastaan saada maksimi laatupisteet, jos on työskennellyt kunnassa ja lisäksi erilaisissa konsulttitehtävissä tehden kunnille työtä? Vai saako maksimipisteet jommallakummalla mallilla?

Vastaus:

Maksimipisteet voi saada joko kokemuksella työskentelystä kunnassa tai kokemuksella työskentelystä yrityksessä, jolla on merkittävää yhteistyötä kuntien kanssa (selvitystyöhön liittyviltä toimialoilta).

Pisteytettävällä tekijällä pyritään varmistamaan se, että valittava tarjoaja ymmärtää kuntien toimintaa ja pystyy kommunikoimaan kuntien kanssa mahdollisimman jouhevasti.

Kysymys:

"huomioiden kohdan 6 mukainen aikatauluvaatimus" Mikä on kohdan 6 mukainen aikatauluvaatimus? Sitä ei tarjouspyynnössä ole esitetty, vaan hypätään suoraan kohtaan 7. Vai tarkoitetaanko kohdan 5.2 14.12.2018 päivämäärää?   

Vastaus:

Tarjouspyynnön kohdan 6 mukainen aikatauluvaatimus: Selvitystyön kokonaisuudessaan tulee olla toimitettu tilaajalle viimeistään 14.12.2018. 

Kysymys:

"Selvitystyössä käytettävät menetelmät: minkälaisia keinoja toimeksiannossa tullaan hyödyntämään tietojen keräämiseksi"

Voisiko tilaaja avata, millaisia keinoja tilaaja arvostaa ja pisteyttää? Eikö ole kuitenkin olennaisempaa, että halutut tiedot saadaan tilaajan käyttöön keinolla millä hyvänsä?. Onko valintakriteeri siis järkevä?

Vastaus:

Keinoja pisteytetään, jotta tarjouksissa huomioitaisiin jo niiden laadintavaiheessa se, että laa-dukas lopputuotos vaatii aktiivista kontaktointia kuntiin (eikä esimerkiksi riitä vain lähetettävä kyselylomake).

Kysymys:

Onko kyselyn toteuttamiseen käytettävät välineet / tavat toimittajan päätettävissä?

Vastaus:

Työn aikana syntyvää dokumentaatiota tallennetaan MML:n työtilaan (Confluence). Tilaaja vaatii käytettävän sellaista menetelmää, että tarjoaja tuottaa tiedon suoraan koneluettavassa muodossa siltä osin kuin se on mahdollista. Tätä vaatimus ei käy ilmi alkuperäisestä tarjouspyynnöstä. Vaatimus lisätään kohtaan 3.3. - Muita selvitystyön tekemiseen liittyviä ehtoja.